Guida aggiornata per ospiti e proprietari dopo le novità normative del 2025

Fino a pochi mesi fa, molte case vacanza in Italia permettevano agli ospiti di entrare in autonomia tramite sistemi come key-box, codici o smart lock. Ma nel novembre 2024 è arrivato lo stop: una circolare del Ministero dell’Interno ha vietato il check-in automatizzato, imponendo che l’identità dell’ospite venga verificata di persona. Oggi, grazie alla sentenza del TAR del 27 maggio 2025, il self check-in è di nuovo possibile, ma con alcune regole precise. In questa guida spieghiamo come funziona davvero oggi, cosa è cambiato e cosa serve sapere — che tu sia un viaggiatore in arrivo o un proprietario che affitta.

Cos’è il self check-in

Per self check-in si intende ogni modalità di accesso autonoma, senza incontro diretto con il gestore al momento dell’arrivo. Tra i sistemi più usati:

• Key-box con codice
• Serrature smart con apertura da remoto o app
• Casseforti esterne
• Codici inviati via SMS o WhatsApp

Negli ultimi anni questa modalità si è diffusa per comodità: consente flessibilità oraria agli ospiti e riduce gli impegni per i proprietari.

La normativa italiana: cosa dice la legge oggi

La legge obbliga i gestori a identificare gli ospiti e a trasmettere i dati alla questura (portale Alloggiati Web). Il 18 novembre 2024, una circolare del Ministero dell’Interno ha imposto il divieto del self check-in autonomo, richiedendo la verifica “de visu” dell’identità al momento dell’ingresso. Questa misura ha generato forti proteste. Il TAR del Lazio, con sentenza del 27 maggio 2025, ha accolto il ricorso di diversi operatori, chiarendo che: “Il self check-in è possibile, ma solo se integrato con una verifica fisica dell’identità, anche non contestuale, entro breve tempo”.

Modalità operative per proprietari

Chi gestisce una casa vacanza può tornare a usare sistemi automatizzati, ma seguendo queste regole:

• Verifica “de visu” obbligatoria. Deve essere effettuata dal proprietario o da un delegato (collaboratore, agenzia) nelle ore successive all’ingresso.
• Nessun check-in completamente automatizzato. Non è possibile affidarsi solo a serrature smart o cassette. Serve il contatto fisico con l’ospite.
• Comunicazione trasparente. Negli annunci e nei messaggi va chiarito che l’ingresso è autonomo, ma che è previsto un incontro per la verifica del documento.
• Invio dei dati alloggiati. Entro 24 ore dall’arrivo (o entro 6 ore se il soggiorno dura una sola notte), va trasmessa la schedina alloggiati, con dati verificati.

Tecnologia e buon senso. Puoi comunque:

• raccogliere documenti in anticipo via app o email
• usare videocitofoni o strumenti per facilitare il contatto
• delegare persone fidate se non sei presente

Cosa cambia per gli ospiti

Per chi viaggia, l’esperienza di self check-in oggi è semi-automatica: si entra in autonomia, ma è necessario incontrare qualcuno (anche solo per pochi minuti) che controlli il documento.

Ecco cosa aspettarsi:

✅ Riceverai istruzioni precise su come entrare (codice, app, ecc.)
✅ Potresti dover inviare la foto del documento in anticipo
✅ Dovrai essere disponibile per un breve incontro entro poche ore

⚠️ Attenzione: Se arrivi di notte o fuori orario, verifica con il proprietario come verrà fatta la verifica. Non tutti offrono reperibilità h24.

Soluzioni smart compatibili con la legge

I gestori più organizzati stanno già adattando i propri strumenti:

• Software con raccolta dati anticipata
• Self check-in con operatore video remoto, dove la verifica avviene da remoto ma con riconoscimento facciale assistito
• Team di supporto locale per check ID rapido, anche esternalizzato

💡 Ricorda! L’uso della tecnologia non è vietato, ma va affiancato alla verifica fisica dell’identità, anche se breve.

FAQ

Posso ancora usare la key-box da sola? No, non basta. Puoi usarla, ma solo se prevedi un incontro per il controllo dell’ospite.

Il riconoscimento tramite app (tipo selfie + documento) è valido? Non da solo. Può essere un passaggio utile, ma non sostituisce la verifica di persona.

Cosa rischio se non rispetto la norma? Sanzioni da 206 a 3.000 euro, oltre al rischio di essere segnalati alla questura per irregolarità amministrative.

Posso delegare il check-in a una persona di fiducia? Sì. Non è necessario che sia il proprietario in persona: basta che ci sia un incontro con un incaricato, anche brevemente.

Conclusione e supporto operativo

Il self check-in rappresenta oggi una modalità moderna, sicura e legittima per accogliere gli ospiti in modo flessibile, riducendo i margini di errore e migliorando l’esperienza complessiva del soggiorno.

Il nostro portale, ItaliaFastRent, garantisce assistenza sia agli ospiti che ai proprietari: il nostro staff è disponibile h24 per fornire informazioni utili, chiarire dubbi e illustrare le procedure corrette per un self check-in conforme e ben gestito.

 

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